Depuis leur mise en place dans l’administration départementale, en avril 2015, 70 sites collaboratifs ont été créés avec l’accompagnement du service CORPUS (service veille et gestion des connaissances) à la Direction de la stratégie, de l’organisation et de l’évaluation. En mai 2017, les sites collaboratifs ont été ouverts aux partenaires extérieurs du Département pour leur permettre de mieux collaborer en continu avec les services départementaux.
Les nombreuses fonctionnalités de la GED (gestion des documents électroniques) collaborative Alfresco, sa facilité de mise en œuvre rendent le gestionnaire du site rapidement autonome pour :
• créer un tableau de bord d’accueil personnalisé,
• créer son arborescence de dossiers pour y classer tous les types de formats de documents qu’il souhaite mettre en partage (texte, image, vidéo, son, vectoriel),
• gérer les droits d’accès par groupe, par individu, par dossier ou au fichier,
• suivre les différentes versions des documents modifiés,
• mettre en œuvre des workflows (gestion de travaux) documentaires avec visa et validation,
• engager et suivre les fils d’une discussion par site (forum), gérer un blog (publier des articles), afficher un agenda partagé….
Le gestionnaire du site ou responsable éditorial décide du degré d’accessibilité du site ; il est garant des contenus et des pratiques de collaboration partagées. Il invite les membres du site, y compris les partenaires extérieurs qui font l’objet d’une validation et d’un enregistrement préalable par la Direction de l’innovation numérique et des systèmes d’information du Département. Une seule condition est à respecter : le partenaire doit être identifié en tant que personne physique (c’est-à-dire nominativement).
A ce jour, 21 sites sont accessibles par des partenaires dont :
– 38 associations,
– 36 communes et les 4 EPT,
– 28 entreprises ou prestataires,
– 11 Départements,
– des services de l’État ….
Ainsi, le Département accueille sur ses sites collaboratifs 151 organismes partenaires totalisant presque 554 comptes individuels.
La démarche d’ouverture des sites collaboratifs s’est déployée assez rapidement pour répondre aux besoins d’associer des partenaires extérieurs à la vie des projets et des missions des services départementaux : mieux travailler ensemble autour d’échanges d’expériences, partager des informations, gérer les documents de référence, co-construire des documents dans le cadre de projets ou de services associés (ou conventionnés), fiabiliser les versions sont autant de manières de rendre plus efficaces et plus fructueuses nos collaborations avec les partenaires.
Trois types d’usages se dégagent clairement aujourd’hui :
• communiquer des documents de référence d’une direction ou d’un service,
• partager des informations métier entre pairs (Réseaux RH, utilisateurs WebRSA, partenaires du Conseil départemental de la citoyenneté et de l’autonomie de la Seine-Saint-Denis…),
• collaborer autour d’un projet (convention globale avec Paris, piscine de Pierrefitte, maintenance numérique globale des collèges, stratégie numérique…).
Pour plus d’information, consulter le diaporama sur le déploiement des sites collaboratifs partenaires.
Contact :
Sandrine Lataste, cheffe de projet sites collaboratifs – CORPUS – DSOE :
slataste@seinesaintdenis.fr | 01 43 93 75 48